Εγχειρίδιο για την τηλεργασία στο δημόσιο

Εγχειρίδιο για την τηλεργασία στο δημόσιο, εξέδωσε το Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού στο οποίο περιλαμβάνονται κατευθυντήριες οδηγίες για καθοδήγηση των Υπηρεσιών, των υπαλλήλων και των εργοδοτουμένων.
Στο Εγχειρίδιο περιλαμβάνονται λεπτομερείς οδηγίες/πληροφορίες για τις ενέργειες στις οποίες θα πρέπει να προχωρήσουν οι Υπηρεσίες για προετοιμασία και εφαρμογή της τηλεργασίας, τη διαδικασία υποβολής αίτησης για τηλεργασία, επεξήγηση των όρων και προϋποθέσεων εφαρμογής της, καθώς και οδηγίες προς τους υπαλλήλους και εργοδοτούμενους για λήψη προληπτικών και προστατευτικών μέτρων για μείωση ή/και εξάλειψη των κινδύνων κατά την τηλεργασία, βάσει του περί Ασφάλειας και Υγείας στην Εργασία Νόμου και των σχετικών Κανονισμών.
Περιλαμβάνονται, επίσης δεσμευτικές οδηγίες, για τα θέματα ασφάλειας και προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Το εγχειρίδιο θα επικαιροποιείται ανάλογα, όποτε προκύπτουν τυχόν τροποποιήσεις στην ισχύουσα Νομοθεσία.
Νέος τρόπος οργάνωσης
Όπως ορίζεται στον Νόμο, τηλεργασία σημαίνει τη μορφή οργάνωσης και εκτέλεσης της εργασίας από τους υπαλλήλους που εργάζονται εξ’ αποστάσεως, εκτός του συνηθισμένου τόπου εργασίας τους, χρησιμοποιώντας τις τεχνολογίες της πληροφορικής και των επικοινωνιών.
Συνεπώς, επισημαίνεται, η τηλεργασία δεν αφορά απλώς ένα εργασιακό όρο, αλλά ένα νέο τρόπο οργάνωσης και εκτέλεσης της εργασίας, με βασικές προϋποθέσεις που πρέπει να συντρέχουν για εφαρμογή της. Αυτή η μορφή απασχόλησης εφαρμόζεται τα τελευταία χρόνια σε εκτεταμένο βαθμό τόσο στον ιδιωτικό τομέα όσο και στο δημόσιο τομέα άλλων ευρωπαϊκών κρατών, καθώς υποστηρίζεται από την εξέλιξη στις επιστήμες της πληροφορικής και των επικοινωνιών και έχει πολλαπλά οφέλη τόσο για τον εργοδότη όσο και τους εργοδοτούμενους.
Οφέλη
Αναφέρεται ότι η εφαρμογή της τηλεργασίας στην Κυπριακή δημόσια υπηρεσία, νοουμένου ότι θα εφαρμοστεί και αξιοποιηθεί σωστά, αναμένεται ότι θα επιφέρει αρκετά οφέλη, περιλαμβανομένων των πιο κάτω:
-Ενίσχυση της ευελιξίας στον τρόπο εργασίας της δημόσιας υπηρεσίας.
-Καλύτερη αξιοποίηση των υπαλλήλων.
-Βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας των υπαλλήλων και συνακόλουθα των δημόσιων υπηρεσιών.
-Μείωση των λειτουργικών εξόδων της δημόσιας υπηρεσίας και σε πιο μακροπρόθεσμο ορίζοντα, αν καταστεί εφικτή η επέκταση της εφαρμογής της, περιορισμός των αναγκών σε γραφειακούς χώρους.
-Μείωση των αντιδράσεων τοποθέτησης/μετακίνησης υπαλλήλων εκτός της επαρχίας της μόνιμης κατοικίας τους και περιορισμός των δυσκολιών στελέχωσης των δημόσιων υπηρεσιών.
-Διευκόλυνση των υπαλλήλων για επίτευξη καλύτερης ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής/οικογενειακής ζωής.
-Περιορισμός των απουσιών των υπαλλήλων και των αδειών ασθένειας. · Ενίσχυση της εργασιακής ικανοποίησης του προσωπικού της δημόσιας υπηρεσίας και της παραγωγικότητας της δημόσιας υπηρεσίας.
-Περιορισμός της τροχαίας κίνησης, των ρύπων από τη διακίνηση των ιδιωτικών οχημάτων και του κόστους και της ταλαιπωρίας μετάβασης των υπαλλήλων στην εργασία τους.
Καταλληλότητα υπαλλήλου για τηλεργασία
Σημειώνεται ότι η τηλεργασία δεν αποτελεί δικαίωμα, οπότε ο υπάλληλος, δεν μπορεί να απαιτεί να εκτελεί τα καθήκοντά του με τη μορφή αυτή, αν δεν υπάρχει δυνατότητα για τηλεργασία, με βάση τις προϋποθέσεις που τίθενται για εφαρμογή της.
Η τηλεργασία μπορεί να εφαρμοστεί από τους δημόσιους υπαλλήλους και τους εργοδοτούμενους αορίστου και ορισμένου χρόνου, των οποίων τα καθήκοντα ή μέρος αυτών είναι εφικτό να εκτελεστούν εξ΄ αποστάσεως, με βάση τη φύση τους και τα τεχνολογικά μέσα που απαιτούνται για την εκτέλεσή τους, όπως θα αποφασίζεται από τον οικείο Προϊστάμενο Τμήματος, ο οποίος είναι στην αποκλειστικά κατάλληλη θέση να κρίνει, βάσει και των υπόλοιπων όρων και προϋποθέσεων εφαρμογής της τηλεργασίας.
Νοείται ότι ο οικείος Προϊστάμενος Τμήματος, για διαμόρφωση τελικής απόφασης για όλους τους υπαλλήλους, διαβουλεύεται με τους υπόλοιπους προϊστάμενους της Υπηρεσίας του.
Δεδομένου ότι το μοντέλο τηλεργασίας που ρυθμίστηκε για την Κυπριακή δημόσια υπηρεσία είναι η μεικτή τηλεργασία, δηλαδή το υβριδικό μοντέλο εργασίας, βάσει του οποίου η τηλεργασία θα εφαρμόζεται σε συνδυασμό με την εργασία στον συνηθισμένο τόπο εργασίας του υπαλλήλου, θα πρέπει να εξεταστούν τα καθήκοντα των υπαλλήλων και οι εργασίες που έχουν να διεκπεραιώσουν, προκειμένου να κριθεί αν μπορεί να εφαρμοστεί στην περίπτωση του καθενός, με την κατάλληλη οργάνωση και προγραμματισμό, τηρουμένων των υπόλοιπων προϋποθέσεων εφαρμογής της.
Ενδεικτικά, οι πιο κάτω παράγοντες/κριτήρια μπορούν να ληφθούν υπόψη για να κριθεί η καταλληλότητα ή μη του κάθε υπαλλήλου για τηλεργασία, με βάση τα καθήκοντά του:
-Αν απαιτείται η παρουσία του υπαλλήλου στον συνηθισμένο τόπο εργασίας του για την απρόσκοπτη εξυπηρέτηση κοινού που χρειάζεται να επισκέπτεται τα γραφεία της Υπηρεσίας
-Αν τα καθήκοντα είναι τέτοια που απαιτούν συνεχή συνεργασία με συναδέλφους/ομαδική εργασία στον συνηθισμένο τόπο εργασίας του
-Αν απαιτείται η εκτέλεση καθηκόντων χειρωνακτικής φύσης ή εξωτερικές εργασίες
-Αν πρόκειται για καθήκοντα που απαιτούν κυρίως έρευνα, μελέτη, σκέψη και συγγραφή
-Αν πρόκειται για καθήκοντα που απαιτούν υπηρεσιακή δράση και τακτική συμμετοχή σε συσκέψεις εντός και εκτός γραφείου
-Αν απαιτείται η χρήση ειδικού εργαστηριακού/τεχνολογικού εξοπλισμού
-Αν πρόκειται για καθήκοντα που απαιτούν συνεχή/τακτική πρόσβαση σε φυσικούς φακέλους.
Προϋποθέσεις εφαρμογής της τηλεργασίας
Για να καταστεί εφικτή η τηλεργασία, οι Υπηρεσίες θα πρέπει να προμηθεύσουν τους υπαλλήλους τους, που θα κριθεί ότι μπορούν και θα ενδιαφερθούν να τηλεργάζονται, με τον απαραίτητο τεχνολογικό εξοπλισμό και λογισμικό για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων τους.
Συγκεκριμένα, η τηλεργασία παραχωρείται νοουμένου ότι είναι στη διάθεση του υπαλλήλου υπηρεσιακός φορητός υπολογιστής και είναι δυνατή η εξ’ αποστάσεως σύνδεσή του με το υπηρεσιακό τηλέφωνο (μέσω του λογισμικού Cisco Jabber) και το υπηρεσιακό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (Microsoft Office 365).
Επίσης, βασική προϋπόθεση για τηλεργασία είναι να υπάρχει εγκατεστημένο στις Υπηρεσίες το Σύστημα Αυτοματοποίησης Γραφείου (eOASIS), για να είναι δυνατή η πρόσβαση του υπαλλήλου στην αλληλογραφία και στα υπηρεσιακά έγγραφα, υπό συνθήκες προστασίας και ασφάλειας των υπηρεσιακών εγγράφων, εκτός εάν τα καθήκοντα του υπαλλήλου είναι τέτοια που αυτό δεν είναι απαραίτητο.
Στο πρώτο στάδιο εφαρμογής της τηλεργασίας, οι υπάλληλοι, που στο πλαίσιο των καθηκόντων τους απαιτείται να χρησιμοποιούν εξειδικευμένα πληροφοριακά συστήματα, δεν θα μπορούν να τηλεργάζονται, δεδομένου ότι για την εξ αποστάσεως πρόσβαση σε αυτά απαιτείται αναβάθμιση της τεχνολογικής υποδομής της δημόσιας υπηρεσίας για σκοπούς ασφάλειας των εγγράφων και πληροφοριών.
Προς τον σκοπό αυτό προωθείται η υλοποίηση έργου από το Υφυπουργείο Έρευνας, Καινοτομίας και Ψηφιακής Πολιτικής. Με την υφιστάμενη τεχνολογική υποδομή είναι εφικτή μόνο η χρήση του Συστήματος Αυτοματοποίησης Γραφείου (eOASIS).
Για εφαρμογή της τηλεργασίας δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ιδιωτικός υπολογιστής του υπαλλήλου, για λόγους ασφάλειας των υπηρεσιακών εγγράφων και πληροφοριών, σύμφωνα με τις πολιτικές κυβερνοασφάλειας.
Για σκοπούς ασφάλειας των διαβαθμισμένων εγγράφων, τα οποία δεν αρχειοθετούνται στο eOASIS, η τηλεργασία δεν μπορεί να εφαρμοστεί για το χειρισμό τέτοιων εγγράφων.
Μέγιστος αριθμός ημερών τηλεργασίας
Όπως προαναφέρεται, με τον Νόμο, ρυθμίζεται η μεικτή τηλεργασία (υβριδικό μοντέλο εργασίας). Ο μέγιστος αριθμός εργάσιμων ημερών τηλεργασίας καθορίζεται από το Υπουργικό Συμβούλιο με απόφασή του που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Δημοκρατίας. Ως εκ τούτου, το Υπουργικό Συμβούλιο με Απόφασή του ημερ. 16.12.2025, καθόρισε ως ανώτατο αριθμό ημερών τηλεργασίας 50 εργάσιμες ημέρες ανά ημερολογιακό έτος.
Ωστόσο, για το έτος 2026, το πρώτο έτος εφαρμογής της τηλεργασίας, ο ανώτατος αριθμός εργάσιμων ημερών τηλεργασίας καθορίστηκε στις 20 εργάσιμες ημέρες, με στόχο την καλύτερη προετοιμασία και την ομαλή προσαρμογή των Υπηρεσιών και των υπαλλήλων στον νέο τρόπο εργασίας. Νοείται ότι, τυχόν υπόλοιπο ημερών τηλεργασίας που δεν εξαντλείται εντός του ημερολογιακού έτους, δεν μεταφέρεται στο επόμενο έτος.
Προγραμματισμός τηλεργασίας
Ο τρόπος προγραμματισμού και παραχώρησης της τηλεργασίας είναι στη διακριτική ευχέρεια κάθε Υπηρεσίας, όπως κρίνεται ότι εξυπηρετούνται καλύτερα οι υπηρεσιακές ανάγκες, λαμβάνοντας υπόψη, κατά το δυνατόν, και τις προσωπικές ανάγκες των υπαλλήλων. Νοείται βέβαια ότι υπερισχύει η μέριμνα για εξυπηρέτηση των υπηρεσιακών αναγκών.
Παρέχεται περιθώριο ευελιξίας για καθορισμό του τρόπου εφαρμογής της τηλεργασίας, προς επιλογή του τρόπου που θα εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες κάθε Υπηρεσίας ή τομέα εργασίας εντός της Υπηρεσίας, όπου μπορούν να ακολουθούνται διαφορετικές ρυθμίσεις. Συγκεκριμένα, η τηλεργασία μπορεί να καθοριστεί ότι θα εφαρμόζεται σε συγκεκριμένες μέρες μέσα στη βδομάδα ή μέσα στο μήνα ή/και για συνεχόμενη περίοδο, όπως κρίνεται καλύτερο, με βάση τα υπηρεσιακά δεδομένα κάθε Υπηρεσίας ή τομέα/κλάδου εργασίας.
Συστήνεται προγραμματισμός σε μηνιαία ή τριμηνιαία βάση (χωρίς να αποκλείεται προγραμματισμός για μεγαλύτερο διάστημα, ακόμη και για ολόκληρο το έτος, αν αυτό κρίνεται εφικτό), ανά τομέα/κλάδο εργασίας. Νοείται ότι θα πρέπει να είναι υπόψη των υπαλλήλων ότι θα πρέπει να υπάρχει δυνατότητα ευελιξίας και αναπροσαρμογής στον προγραμματισμό, για αντιμετώπιση υπηρεσιακών αναγκών που προκύπτουν και απαιτούν την παρουσία τους στον συνηθισμένο τόπο εργασίας τους.
Επίσης, δεν πρέπει να αποκλείεται η δυνατότητα για έκτακτη τηλεργασία από τον υπάλληλο, σε συνεννόηση με τον άμεσα προϊστάμενό του.
Υποβολή αίτησης για τηλεργασία
Η τηλεργασία είναι οικειοθελής και θα παραχωρείται με την έγκριση του οικείου Προϊσταμένου Τμήματος ή εξουσιοδοτημένου από αυτόν λειτουργού, κατόπιν υποβολής αίτησης από τον υπάλληλο, μέσω του άμεσα προϊστάμενού του, λαμβάνοντας υπόψη τις υπηρεσιακές ανάγκες και δεδομένα και με γνώμονα τη διασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας της υπηρεσίας.
Νοείται ότι η σχετική αίτηση για τηλεργασία υποβάλλεται από τον υπάλληλο, εφόσον έχει προηγουμένως κριθεί η καταλληλόλητά του για τηλεργασία, όπως καθορίζεται στην Ενότητα 1 και σύμφωνα με τον προγραμματισμό που γίνεται σε κάθε Υπηρεσία, όπως καθορίζεται στην Ενότητα 4 του Εγχειριδίου.
Η αίτηση πρέπει να υποβάλλεται ηλεκτρονικά, μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος καταγραφής του χρόνου προσέλευσης και αποχώρησης των υπαλλήλων, το οποίο είναι διαθέσιμο στις Υπηρεσίες και το οποίο θα πρέπει να προσαρμοστεί για να καλύψει και αυτή τη λειτουργικότητα. Υπηρεσίες που δεν έχουν εγκαταστήσει τέτοιο σύστημα θα πρέπει να προχωρήσουν να το εξασφαλίσουν, προκειμένου να καταστεί εφικτή η εφαρμογή της τηλεργασίας, αλλά και για σκοπούς υποστήριξης της εφαρμογής των άλλων δύο ευέλικτων μορφών απασχόλησης που εγκρίθηκαν από το Υπουργικό Συμβούλιο, ήτοι, της μειωμένης απασχόλησης και του ευέλικτου ωραρίου.
Τονίζεται ότι η τηλεργασία δεν αποτελεί δικαίωμα του υπαλλήλου, γι’ αυτό και δεν μπορεί να απαιτεί να εκτελεί τα καθήκοντά του με τη μορφή αυτή. Σε περίπτωση απόρριψης αιτήματος για τηλεργασία, ο υπάλληλος ενημερώνεται προσωπικά από τον άμεσα προϊστάμενό του για τους λόγους της απόρριψης.
Χώρος τηλεργασίας
Η τηλεργασία παρέχεται από τον χώρο διαμονής του υπαλλήλου.
Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο οικείος Προϊστάμενος Τμήματος μπορεί να εγκρίνει τηλεργασία και από οποιοδήποτε άλλο χώρο, νοουμένου ότι διασφαλίζεται η απρόσκοπτη διεκπεραίωση των υπηρεσιακών καθηκόντων και εφαρμόζονται οι όροι και προϋποθέσεις που καθορίζονται στον Νόμο και στο Εγχειρίδιο.
Ο υπάλληλος διασφαλίζει ότι ο χώρος τηλεργασίας του είναι κατάλληλος για την απρόσκοπτη και αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του. Δηλαδή, ο υπάλληλος θα πρέπει να διαθέτει ή να μπορεί να διαμορφώσει ένα κατάλληλο χώρο στην οικία του, ο οποίος να μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποκλειστικά από τον ίδιο κατά την τηλεργασία, με τον απαραίτητο φωτισμό και έπιπλα, κατά βάση, ένα γραφείο και μια εργονομική καρέκλα και να είναι ήσυχος και απομονωμένος, για να μπορεί να ασκεί τα καθήκοντά του αποτελεσματικά, διασφαλίζοντας συνθήκες ασφάλειας και προστασίας στα υπηρεσιακά έγγραφα.
Η εξασφάλιση των επίπλων που θα χρειαστεί ο υπάλληλος για την τηλεργασία αποτελεί ευθύνη του ιδίου.
Ασφάλεια επίσημων εγγράφων και πληροφοριών
Κατά την τηλεργασία, θα πρέπει να γίνεται μέριμνα για διασφάλιση της ασφάλειας των επίσημων εγγράφων και πληροφοριών, σύμφωνα με τις οδηγίες και πολιτικές κυβερνοασφάλειας που εκδίδονται από το Υφυπουργείο Έρευνας, Καινοτομίας και Ψηφιακής Πολιτικής.
Προστασία προσωπικών δεδομένων και σεβασμός ιδιωτικής ζωής τ
Κατά την τηλεργασία, θα πρέπει να εφαρμόζονται οι κανόνες που αφορούν την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και οι κανόνες που αφορούν την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με τα πιο κάτω:
-τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016.
-τον περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και της Ελεύθερης Κυκλοφορίας των Δεδομένων αυτών Νόμο του 2018 (Ν.125(Ι)/2018).
Ο οικείος Προϊστάμενος Τμήματος μεριμνά για την εφαρμογή κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για τη διασφάλιση της προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που χρησιμοποιούνται και υποβάλλονται σε επεξεργασία από τον υπάλληλο κατά την τηλεργασία.
Ο οικείος Προϊστάμενος Τμήματος σέβεται την ιδιωτική ζωή και το απόρρητο των επικοινωνιών των υπάλληλων και δεν χρησιμοποιεί μέτρα, εργαλεία ή μηχανισμούς συνεχούς παρακολούθησής τους, τα οποία είναι παρεμβατικά για την ιδιωτική τους ζωή.
Όλες οι Υπηρεσίες έχουν υποχρέωση να εφαρμόζουν μέτρα για την αντιμετώπιση ή και ελαχιστοποίηση των πιθανών κινδύνων για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υπαλλήλων που τηλεργάζονται, οι οποίοι δυνατόν να απορρέουν από εφαρμογές, συστήματα, εργαλεία ή μηχανισμούς κατά την τηλεργασία, με βάση τις συστάσεις του Γραφείου Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
Οι Υπεύθυνοι Προστασίας Δεδομένων των Υπηρεσιών συμβάλλουν ενεργά και παρέχουν υποστήριξη στις Υπηρεσίες τους για σκοπούς συμμόρφωσης με τις υποδείξεις, συστάσεις και εισηγήσεις του Γραφείου του Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, κατά την τηλεργασία.